Jednoduchý dochádzkový systém Schedy pre malé a stredné spoločnosti
Pracovné voľno a dochádzka sú dôležité aspekty riadenia ľudských zdrojov v každej organizácii. Tradične sa tieto procesy vykonávali ručne, pomocou papierových formulárov, tabuliek alebo e-mailov. Tento spôsob však prináša mnoho nevýhod, ako napríklad:
- Chyby a nezrovnalosti v evidencii
- Strata alebo poškodenie dokumentov
- Zbytočné čakanie a byrokracia
- Nízka transparentnosť a zodpovednosť
- Nedostatok flexibility a prispôsobenia sa individuálnym potrebám
Preto sa mnohé firmy rozhodli prechádzať na online schvaľovanie pracovného voľna a dochádzkové systémy, ktoré sú v súčasnosti stále populárnejšie a nahradzujú tradičné spôsoby evidencie dochádzky zamestnancov. S jednoduchým dochádzkovým systémom ako je Schedy môžete evidovať nielen odpracovaný pracovný čas zamestnancov ale aj plánovať dovolenky, lekárov, služobné cesty a nadčasy.
Výhody dochádzkového systému Schedy
V nasledujúcich odstavcoch sa pozrieme na niektoré z výhod online dochádzkového systému Schedy oproti vedeniu dochádzky v Exceli alebo iným spôsobom.
- Prehľadnosť a dostupnosť - online dochádzkový systém vám umožňuje mať vždy aktuálny a detailný prehľad o príchodoch, odchodoch, absenciách, nadčasoch a dovolenkách vašich zamestnancov. Môžete si prezerať grafické prehľady, reporty, štatistiky a exportovať údaje do pdf alebo excelu. Online dochádzkový systém je dostupný z akéhokoľvek zariadenia s internetom, takže nemusíte byť viazaní na jeden počítač alebo súbor.
- Jednoduchosť a rýchlosť - online dochádzkový systém je jednoduchý na používanie a nastavenie. Nemusíte inštalovať žiadny softvér, len sa prihlásiť do webovej aplikácie. Zamestnanci sa môžu evidovať pomocou webového prehliadača, tabletu alebo RFID kľúčenky. Zamestnanci si môžu sami riešiť svoje dochádzkové záležitosti, ako napríklad požiadať o voľno, PN, nahlásiť služobnú cestu alebo návštevu lekára. Zamestnávateľ má možnosť schvaľovať alebo zamietnuť tieto žiadosti online.
- Presnosť a bezpečnosť - online dochádzkový systém eliminuje chyby, duplicity a manipuláciu s dochádzkou, ktoré sa môžu vyskytnúť pri používaní excelu alebo papierovej knihy. Online dochádzkový systém zaznamenáva všetky údaje automaticky a ukladá ich do cloudu, kde sú chránené pred stratou, poškodením alebo únikom. Online dochádzkový systém tiež zohľadňuje aktuálnu legislatívu týkajúcu sa odpracovaného času, nadčasov, dovolenky, plateného voľna a ochrany osobných údajov.
- Ušetríte čas a peniaze - online dochádzkový systém nevyžaduje žiadne drahé zariadenia,ani inštaláciu softvéru. Všetko beží v cloude, kde sú vaše dáta zabezpečené a zálohované. Nemusíte sa starať o údržbu, aktualizácie, ani certifikáty. Online dochádzkový systém tiež zjednodušuje a automatizuje výpočty, formuláre, reporty a exporty, čo vám ušetrí čas pri spracovaní dochádzky a miezd.
- Zvýšite prehľad a kontrolu - online dochádzkový systém vám umožňuje mať vždy aktuálny a detailný prehľad o príchodoch, odchodoch, absenciách, nadčasoch a dovolenkách vašich zamestnancov. Môžete si prezerať grafické prehľady, reporty, štatistiky a exportovať údaje do pdf alebo excelu. Môžete tiež monitorovať aktivity zamestnancov, plánovať kapacity, schvaľovať alebo zamietnuť žiadosti o voľno, PN, služobné cesty a podobne.
- Zlepšíte flexibilitu a komunikáciu - online dochádzkový systém vám umožňuje evidovať pracovný čas a dochádzku zamestnancov online, na pracovisku alebo kdekoľvek v teréne. Zamestnanci sa môžu evidovať pomocou webového prehliadača, tabletu, mobilu, PIN kódu alebo RFID kľúčenky. Zamestnanci si môžu sami riešiť svoje dochádzkové záležitosti, ako napríklad požiadať o voľno, PN, nahlásiť služobnú cestu alebo návštevu lekára. Zamestnanci tiež dostávajú notifikácie o schválení alebo zamietnutí ich žiadostí.
Reporty a štatistiky ihneď po ruke
Schedy umožňuje jednotlivé dáta o dochádzke exportovať do formátu excel alebo do PDF. Formát excel je veľmi užitočný predovšetkým pre mzdové oddelenie, ktoré už viac nemusí prepočítavať cez rôzne iné tabuľky alebo skripty a vyhnú sa tak zbytočnej chybovosti.
Pre manažérov spoločností sú veľa krát najväčším zdrojom informácií práve štatistiky kde môžu detailne vyhodnocovať dochádzku zamestnancov alebo druhy pracovného voľna v roznych obdobiach.
Dochádzkový systém ušetrí firme peniaze
Kvalitný dochádzkový systém akým je Schedy prispieva celej firme formou zvyšovania efektivity a produktivity pracovníkov. Pôvodné spôsoby záznamu príchodov zamestnancov do dochádzkovej knihy alebo excelu boli veľmi nepresné a prispievali akurát ku kreativite zamestnancov systém oklamať.
V malých alebo stredne veľkých spoločnostiach vám takýto jednoduchý dochádzkový systém vie značne pomôcť.
Registrácia a nastavenie dochádzkového systému do 5 minút
Schedy sme navrhli tak aby bola registrácia a nastavenie intuitívne a jednoduché. Ak sa rozhodnete dochádzkový systém používať stačí sa pomocou webového prehliadača v počítači zaregistrovať na stránke www.schedy.sk a systém okamžite používať.
Dochádzku je možné sledovať dvoma spôsobmi. V prvom prípade po príchode zamestnanca do práce sa prihlási do systému Schedy a odkliknú si príchod respektíve odchod z práce. Druhou možnosťou sledovania dochádzky je formou fyzického dochádzkového terminálu kde po príchode do práce si zaeviduje príchod pomocou čipu alebo karty.
V rovnakom rozhraní si vedia nahlásiť dovolenku, lekára, služobnú cestu a podobne, ktorá prechádza schvaľovacím procesom.