Schvaľovanie pracovného voľna

Typy a subtypy žiadostí pracovného voľna

Pri registrácií novej spoločnosti sú automaticky vytvorené základné typy pracovného voľna v zmysle zákona, ktoré môžu zamestnanci čerpať. Nájdete ich v časti Nastavenia / Všeobecné nastavenie v tabuľke Typy a subtypy žiadostí. Základné typy žiadostí sú: Dovolenka, Lekár, Práce neschopný, náhradné voľno, neplatená dovolenka, služobná cesta a Ostatné. Subtypy k týmto typom pracovného voľna sú rozložené nasledovne:

1. Dovolenka
2. Lekár
   • Návšteva lekára
   • OČR
   • Sprevádzanie rodinného príslušníka
3. Práce neschopný
4. Náhradné voľno
5. Neplatená dovolenka
6. Služobná cesta
7. Ostatné
   • Svadba zamestnanca
   • Narodenie dieťaťa zamestnanca
   • Pohreb príbuzného (manžel/manželka, dieťa)
   • Pohreb príbuzného (matka, otec, brat, svokra, svokor, nevlastná matka/otec, dedo, babka)
   • Pohreb inej osoby, ktorá je finančne závislá na zamestnancovi alebo je v jeho starostlivosti
   • Hľadanie práce po výpovedi z dôvodu organizačnej zmeny
   • Darovanie krvi
   • Prekážka na strane zamestnávateľa

Vytvorenie nového typu žiadosti pracovného voľna

Vytvorenie nového typu žiadosti pracovného voľna je možné v časti Nastavenia / Všeobecné nastavenia v tabuľke Typy a subtypy žiadostí kliknutím na   Nový typ žiadosti.

Pre nový typ je potrebné vyplniť:

1. Skratku, ktorá bude zobrazovaná v kalendári, reportoch a zoznamoch žiadostí (napríklad PN),
2. Typ žiadosti (napríklad práce neschopný)
3. Určiť časové obmedzenia žiadosti - celé dni, pol dňa alebo hodinové (napríklad pri PN, nemožno zvoliť hodinovú PN ale len celé dni alebo poldenné žiadosti)
4. Farbu, ktorá bude zobrazovaná v kalendári a rovnako tak v zoznamoch a reportoch žiadostí.

Po vyplnení týchto údajov a stlačením tlačidla Uložiť vytvoríte nový typ žiadosti.

Každý typ žiadosti má pri sebe 4 ikony predstavujúce možné akcie:

• Pomocou ikony ceruzky    viete upraviť existujúci typ žiadosti
• Pomocou ikony koša    viete typ žiadosti vymazať. Vymazaním však nezaniknú pôvodne vytvorené žiadosti s týmto typom ale už nebude možné vytvoriť nové.
• Pomocou ikony žiarovky    môžete aktivovať / deaktivovať typ žiadosti (napr. Pri dočasných typoch ako Covid PN).
• Pomocou ikony plus    viete vytvoriť nový subtyp žiadosti

Vytvorenie nového subtypu žiadosti pracovného voľna

Vytvorenie nového subtypu žiadosti pracovného voľna je možné v časti Nastavenia / Všeobecné nastavenia v tabuľke Typy a subtypy žiadostí kliknutím na ikonu    pri type žiadosti, ku ktorému chcete nový subtyp priradiť.

Pre nový subtyp je potrebné vyplniť:

1. Subtyp žiadosti (napríklad OČR)
2. Určiť časové obmedzenia žiadosti - celé dni, pol dňa alebo hodinové (napríklad pri OČR nemožno zvoliť hodinovú PN ale len celé dni alebo poldenné žiadosti)

Určiť časové obmedzenia žiadosti - celé dni, pol dňa alebo hodinové (napríklad pri PN, nemožno zvoliť hodinovú PN ale len celé dni alebo poldenné žiadosti)

Vytvorenie žiadosti

Vytvorenie žiadosti je možné vykonať dvoma spôsobmi.

1. Cez časť Žiadosti v hlavnom menu.
2. Cez kalendár

V prvom prípade v časti Žiadosti si stačí vybrať typ žiadosti (Dovolenka, Lekár a pod), subtyp žiadosti, ak je k dispozícii (napr. OČR), dĺžku trvania - celé dni, pol dňa alebo hodiny (podľa typu pracovného voľna), dátum od, dátum do a voliteľne poznámku. V prípade, ak si vyberiete voľno s možnosťou hodinového čerpania, je ďalším povinným poľom čas začiatku čerpania voľna.

Druhou možnosťou vytvorenia žiadosti je cez kalendár. Stačí kliknúť na deň v kalendári, kedy sa má voľno začať a zvyšok postupu je rovnaký.

Úprava žiadosti

V prípade, ak ste sa pomýlili alebo chcete zmeniť/ zrušiť žiadosť, tak je to možné v časti Žiadosti v tabuľke Moje žiadosti. V tejto tabuľke sa nachádzajú všetky vaše doterajšie žiadosti. Pri každej z nich je ikona pera    cez ktoré môžete upraviť všetky polia okrem žiadateľa a schvaľovateľa.

V prípade, ak už žiadosť bola už pred týmto úkonom niekým schválená, tak po úprave sa spustí nový schvaľovací proces.

Vymazanie / zrušenie žiadosti

V prípade, ak ste sa rozhodli žiadosť vymazať, je to možné vykonať v časti Žiadosti v tabuľke Moje žiadosti.

V prípade, ak žiadosť nebola ešte nikým schválená, tak môžete žiadosť kompletne vymazať.

V prípade, ak žiadosť už bola schválená aspoň jedným schvaľovateľom, žiadosť je možné už len zrušiť. Takéto zrušenie už taktiež podlieha schvaľovaciemu procesu a po zrušení žiadosť zostáva uložená v systéme.

Schvaľovanie žiadostí

Po vytvorení žiadosti je schvaľovateľ notifikovaný emailom a následne sa takáto žiadosť objaví v časti na schválenie.

Schvaľovateľ si môže prezrieť detaily žiadostí po kliknutí na riadok žiadosti. Okrem základných informácií tam vidí aj koľko už rovnakej žiadosti zamestnanec čerpal. V prípade dovolenky aj zostatok.

Žiadosť môže schvaľovateľ schváliť alebo zamietnuť. V prípade zamietnutia je povinné vyplniť poznámku. V prípade schválenie je táto poznámka len voliteľná. Poznámka je následne viditeľná v časti Žiadosti v tabuľke Moje žiadosti u žiadateľa.

Pri schválení / zamietnutí žiadosti je zamestnanec o výsledku notifikovaný emailom.

Zoznam žiadostí

Zoznam žiadostí slúži pre rolu Admina. Je v nej možné vidieť všetky žiadosti v spoločnosti. Admin vidí všetky detaily žiadosti a môže ich môže upraviť, vymazať (v prípade ak už neboli pred tým nikým schválené) alebo zrušiť.

Zastupovanie

V prípade neprítomnosti zamestnanca, ktorý má oprávnenie schvaľovať pracovné voľno iným zamestnancom je možné aktivovať jeho zastupovanie.

Zastupovanie môže byť spustené dvoma spôsobmi:

1. V časti Na schválenie kliknutím na tlačidlo Zastupovanie v pravom hornom rohu tabuľky Žiadosti na schválenie.
2. Admin má právo nastaviť Zastupovanie v časti Nastaveniach/Zamestnanci.